Elektroniczne akta osobowe – czym są i jak długo trzeba je przechowywać?

Czym są elektroniczne akta osobowe i jak działają?

E-akta osobowe stanowią cyfrowy odpowiednik tradycyjnej teczki pracowniczej, umożliwiając bezpieczne i uporządkowane gromadzenie dokumentów w formie elektronicznej. W praktyce funkcjonują jako pliki zapisane w zaszyfrowanej bazie danych, które można szybko wyszukać, udostępnić online oraz objąć automatycznym nadzorem wersji i dostępu. Elektroniczne akta pracownicze można w pełni legalnie prowadzić od 1 stycznia 2019 roku.

Struktura e-teczki: części A, B, C, D i E

Definicja struktury elektronicznych akt osobowych jest określona w przepisach i zachowuje identyczną organizację jak jej papierowy odpowiednik. Zgodnie z aktualnymi przepisami składa się z pięciu części oznaczonych literami:

• Część A - zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, dane osobowe oraz badania lekarskie;
• Część B - gromadzi dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (umowy, zakresy obowiązków, potwierdzenia zapoznania się z regulaminami);
• Część C - obejmuje dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy;
• Część D - zawiera dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika;
• Część E - mieści dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub obecności innych środków odurzających.

Wszystkie dokumenty w e-teczce muszą być ułożone chronologicznie, a każda część powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Różnice między e-aktami a papierowymi teczkami

Elektroniczne akta osobowe różnią się od papierowych pod wieloma względami - od sposobu przechowywania po wygodę codziennego użytkowania:

• Dostęp do dokumentacji - elektroniczne akta pracownicze są dostępne całodobowo z dowolnego miejsca, podczas gdy papierowe wymagają fizycznej obecności. Przetwarzanie dokumentów w przypadku e-akt jest automatyczne i szybkie, a papierowych - ręczne i czasochłonne.
• Elektroniczne systemy przechowywania nie wymagają fizycznej przestrzeni, eliminując konieczność drukowania. Ponadto, wyszukiwanie elektronicznej dokumentacji kadrowej można przeprowadzić w kilka sekund.

Zgodność z RODO i bezpieczeństwo danych elektronicznej dokumentacji pracowniczej

Prowadzenie elektronicznych akt pracownika wymaga spełnienia szczegółowych wymagań dotyczących ochrony danych osobowych, takich jak:

• Dostęp wyłącznie dla osób upoważnionych, a każdy użytkownik powinien mieć indywidualny login powiązany z imieniem i nazwiskiem;
• Opatrzone elektronicznych akt pracowniczych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną;
• Stosowanie szyfrowanie danych, tworzenie kopii zapasowych oraz rejestrowanie historii zmian;
• Możliwość identyfikacji osób dokonujących modyfikacji w dokumentach.

Zgodnie z RODO, należy wdrożyć odpowiednie procedury i rozwiązania ograniczające ryzyko przypadkowego ujawnienia danych zawartych w dokumentach pracowniczych. Elektroniczne akta osobowe zwiększają bezpieczeństwo przechowywanych danych, chroniąc je przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnioną edycją czy kopiowaniem.

Ile wynosi obowiązkowy czas przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej?

Obowiązkowy czas przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej (tak samo jak papierowej) zależy od daty nawiązania stosunku pracy:

• 10 lat – dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. lub tych, których dokumentację pracodawca przekształcił w e-akta zgodnie z nowymi przepisami.
• 50 lat – dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., chyba że pracodawca złoży do ZUS raport informacyjny (formularz ZUS RIA) – wtedy również okres przechowywania skraca się do 10 lat.

Podstawą prawną jest w tym przypadku art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy oraz ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych.

7 procesów po wdrożeniu e-akt osobowych

Wdrożenie elektronicznych akt osobowych zmienia sposób funkcjonowania codziennych procesów kadrowych. Przedstawiamy siedem kluczowych obszarów, które wymagają nowego podejścia po przejściu na cyfrową dokumentację.

1. Przeglądanie e-teczki pracownika w systemie

Elektroniczne prowadzenie akt pracowniczych umożliwia natychmiastowe wyszukiwanie konkretnych informacji przy użyciu metadanych i słów kluczowych. Natomiast uprawnienia do przeglądania dokumentów powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione, każda z indywidualnym loginem przypisanym do imienia i nazwiska. Z kolei system automatycznie musi rejestrować procesy zarządzania aktami osobowymi np. kto i kiedy wprowadził lub usunął dany dokument.

2. Dodawanie dokumentów do e-teczki

Obsługa dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej jest znacznie uproszczona. Na przykład dodanie nowego dokumentu wymaga wykonania prostej sekwencji czynności: wyboru pracownika, załączenia pliku, wypełnienia wymaganych pól i zapisania zmian. Dokumenty można wprowadzać jako skany papierowych oryginałów lub pliki utworzone bezpośrednio w wersji cyfrowej, a każdy dokument otrzymuje unikalny numer zgodny ze standardowym schematem numeracji.

Nowoczesne systemy e-akt umożliwiają również generowanie raportów braków, dzięki którym dział kadr może szybko sprawdzić, których dokumentów brakuje w teczkach poszczególnych pracowników (np. aktualnych badań lekarskich, szkoleń BHP czy oświadczeń). Dodatkowo możliwe jest monitorowanie terminów ważności dokumentów oraz ustawianie automatycznych przypomnień o zbliżającym się wygaśnięciu badań czy uprawnień. Takie rozwiązania znacząco ograniczają ryzyko niedopełnienia obowiązków pracodawcy i ułatwiają zachowanie zgodności z przepisami prawa pracy.

3. Automatyczne zapisywanie e-wniosków i pasków wypłat

System automatycznie archiwizuje elektroniczne paski wynagrodzeń i udostępnia je pracownikom przez portal pracowniczy. Pracownicy mogą uzyskać dostęp do swoich pasków wypłat w dowolnym momencie. Wszystkie e-wnioski składane przez pracowników są również automatycznie zapisywane w elektronicznej teczce pracowniczej.

4. Ewidencja czasu pracy bez papierowych list

Elektroniczna rejestracja czasu pracy eliminuje konieczność drukowania tradycyjnych list obecności. System automatycznie rejestruje obecność, godziny nadliczbowe oraz nieobecności pracowników. Dodatkowo można importować zwolnienia lekarskie bezpośrednio z systemu PUE ZUS.

5. Obsługa urlopów przez Pulpit Pracownika

Pracownicy składają wnioski urlopowe online bez konieczności wypełniania papierowych formularzy. Po zalogowaniu do portalu wybierają datę, typ urlopu i dodają opis. Wniosek automatycznie trafia do przełożonego, który może go zaakceptować lub odrzucić - pracownik otrzymuje natychmiastowe powiadomienie o decyzji.

6. Usuwanie dokumentów po wygaśnięciu kary

Co do zasady kara porządkowa ulega zatarciu po roku nienagannej pracy (pracodawca może uznać wcześniejsze zatarcie). Po ustaniu zatrudnienia usuwa się wzmianki najpóźniej z upływem roku od nałożenia kary.

7. Wydawanie kopii dokumentów pracownikowi

Na wniosek pracownika pracodawca musi wydać kopię dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej lub papierowej w terminie 30 dni od otrzymania wniosku. W przypadku dokumentacji elektronicznej kopia może zawierać metadane oraz podpis pracodawcy potwierdzający zgodność z oryginałem.

Porównanie: e-akta vs tradycyjne akta pracownicze

Elektroniczny obieg dokumentów pracowniczych względem prowadzenia papierowej dokumentacji pracowniczej przynosi wiele korzyści wśród których można wskazać: szybsze zarządzanie aktami osobowymi, łatwiejszą dostępność dokumentów osobowych pracowników czy niższe koszty operacyjne.

Czas obsługi dokumentów

Digitalizacja akt osobowych znacząco skraca czas pracy z dokumentacją pracowniczą. Proces skanowania i automatycznej indeksacji dokumentów zajmuje jedynie część czasu, którą normalnie należałoby przeznaczyć na wyszukiwanie, kopiowanie i opisywanie papierowych teczek. Dzięki temu obsługa akt staje się zdecydowanie szybsza i bardziej efektywna.

Dostępność i wyszukiwanie danych

E-akta zapewniają natychmiastowy dostęp online do dokumentów z dowolnego miejsca, natomiast tradycyjna dokumentacja wymaga fizycznej obecności w archiwum. W systemach e-akt można błyskawicznie wyszukiwać pliki według nazwiska, daty czy rodzaju dokumentu.

Dodatkowo, elektroniczne akta osobowe umożliwiają jednoczesny dostęp wielu uprawnionym osobom, eliminując problemy związane z oczekiwaniem na dokumenty. To rozwiązanie szczególnie sprawdza się w większych organizacjach.

Koszty przechowywania akt osobowych w formie elektronicznej

Przechowywanie akt pracowniczych w formie cyfrowej pozwala ograniczyć wydatki związane z drukiem, magazynowaniem i archiwizacją papierowych dokumentów. Cyfrowa dokumentacja nie wymaga fizycznej przestrzeni, co pozwala zaoszczędzić na kosztach wynajmu powierzchni biurowej.

Należy również uwzględnić zmniejszenie ryzyka zniszczenia dokumentów przez zalanie czy pożar, co stanowi dodatkowe zabezpieczenie przed nieprzewidzianymi kosztami. Ten aspekt bezpieczeństwa ma szczególne znaczenie dla długoterminowej archiwizacji dokumentów.

Zgodność z przepisami i audytami

Prowadzenie elektronicznych akt pracowniczych wymaga ścisłego przestrzegania przepisów dotyczących archiwizacji. Wiele oprogramowań posiada funkcje automatycznego ustawienia harmonogramu przechowywania dokumentów, co ułatwia przestrzeganie wymaganych terminów przechowywania.

Ponadto, przechowywanie akt pracowniczych w formie cyfrowej umożliwia szybkie przygotowanie dokumentacji na potrzeby kontroli, co znacząco ułatwia proces audytu.

Prowadzenie elektronicznych akt osobowych - Podsumowanie

Elektroniczne akta osobowe to cyfrowa forma tradycyjnej teczki pracownika, zgodna z obowiązującymi przepisami od 2019 roku. Umożliwiają szybki dostęp do dokumentów, automatyzację procesów HR, oszczędność miejsca i wyższy poziom bezpieczeństwa danych. Okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 10 lat dla osób zatrudnionych od 2019 roku lub po złożeniu raportu ZUS RIA oraz 50 lat dla pracowników zatrudnionych wcześniej.

Jeżeli chcesz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów pracowniczych i prowadzić e-akta pracownika, zespół Evotax służy pomocą! Skontaktuj się z nami, a nasi specjaliści chętnie udzielą wsparcia!

Sprawdź także nasze usługi kadrowo-płace czy też ofertę rozliczania czasu pracy kierowców!